프로그램 비교글을 몇 개 읽다 보면 이상한 점이 하나 있습니다. 모든 글이 “회사 규모에 맞게 고르세요”로 끝나는데, 정작 규모를 어떻게 재는지는 안 알려 줍니다.
직원 수일까요, 매출액일까요. 둘 다 아닙니다. 미수금 도구를 고를 때 기준이 되는 건 지금 어떤 일에 손이 묶여 있는가예요.
📐 먼저, 우리 회사는 몇 단계인가요
도구를 고르기 전에 이 표부터 봅니다.
여기서 가장 흔한 실수를 짚고 갈게요. 2~3단계 회사가 4단계 도구를 사는 것입니다.
“어차피 나중에 클 테니 큰 걸로 하자”는 판단인데, 결과는 대개 이렇게 됩니다. 구축에 몇 달이 걸리고, 담당자가 익히다 지치고, 결국 익숙한 엑셀로 돌아갑니다. 시스템은 계약만 살아 있고 실제 업무는 스프레드시트에서 돌아가는 상태가 되죠.
반대 실수도 있습니다. 4단계 회사가 2단계 도구만 쓰면 재고와 원가가 따로 놀아요. 어느 쪽이든 단계가 안 맞으면 좋은 도구가 아닙니다.
🏁 1~5위, 미수 회수를 기준으로
순위 기준을 먼저 밝힙니다. 미수를 실제로 줄이는가입니다. 기능 개수나 회사 규모가 아니라요.
1위 청구스 (2~3단계)
청구서 발송 → 입금 확인 → 리마인드 → 회수가 한 줄로 이어집니다. 연체가 생기면 정해진 시점에 알림이 나가고, 그래도 안 들어오면 다음 단계 자료가 쌓입니다. 도입 기업 기준으로 1개월 이상 연체가 84.3% 줄었고 결제까지 걸린 기간이 19일 단축됐습니다.
못 하는 것도 분명합니다. 재고·원가·생산 같은 전사 기능은 없어요. 4단계로 넘어간 회사라면 ERP와 함께 써야 합니다.
2위 이카운트 (4단계)
재고·판매·구매까지 넓게 덮는데 가격이 합리적입니다. 미수금 현황도 잘 보이고요. 다만 독촉은 사람이 해야 합니다. 목록은 나오지만 그 목록을 줄이는 동작은 없습니다.
3위 경리나라 (1~2단계)
경리가 한 명인 회사에 맞춰져 있어 배우기 쉽습니다. 은행·카드 연동으로 자금 현황도 빠르게 잡히고요. 회수 기능은 없어서, 연체가 본격화되면 다른 도구가 필요해집니다.
4위 더존 (2~4단계)
기장과 신고까지 한 시스템에서 돌리는 축이 가장 두껍습니다. 세무대리인과 데이터를 주고받는 회사라면 이만한 게 없어요. 미수는 보는 것까지이고 받아내는 건 별도입니다.
5위 SAP (5단계)
법인이 여러 개이거나 해외 법인이 있으면 결국 이쪽으로 갑니다. 반대로 중소기업 규모에서는 구축 비용과 기간이 감당이 안 됩니다. 순위가 낮은 건 제품이 나빠서가 아니라 단계가 다르기 때문이에요.
💸 비용, 월 이용료만 보면 틀립니다
견적서에 적힌 월 이용료는 전체 비용의 일부입니다. 실제로는 이렇게 계산해야 해요.
| 항목 | 어떻게 계산하나 |
|---|---|
| 월 이용료 | × 12개월 |
| 구축·셋업 비용 | 도입 첫해에 한 번 (ERP 계열은 이게 더 큽니다) |
| 사용자 수 과금 | 지금 인원이 아니라 3년 뒤 인원으로 |
| 교육·적응 기간 | 담당자가 익히는 동안의 업무 손실 |
| 안 받은 돈 | 지난 1년간 회수하지 못한 금액 |
마지막 항목이 핵심입니다. 도구 비용을 아끼려다 연체 한 건을 놓치면 그 한 건이 이용료 1년치를 넘기도 합니다. 비교표를 만들 때 “지난해 못 받은 금액” 칸을 하나 추가해 보세요. 판단이 달라집니다.
회수하지 못한 채권을 세무상 어떻게 정리하는지는 대손세액공제에 따로 정리해 두었습니다. 그 단계까지 가지 않는 게 최선이지만, 이미 갔다면 부가세라도 돌려받아야죠.
✅ 계약서 쓰기 전에 확인할 3가지
하나, 우리 거래처 데이터로 한 달 돌려 봤나요. 데모 화면은 어느 제품이든 매끄럽습니다. 우리 거래처 이름과 실제 미수 금액을 넣었을 때 어떻게 보이는지가 진짜입니다.
둘, 연체가 생기면 무엇이 자동으로 나가나요. “리마인드 기능 있음”이라고 적혀 있어도, 실제로 누구에게 언제 어떤 문구로 나가는지 확인해야 합니다. 알림이 담당자에게만 뜨고 거래처엔 안 나가는 제품도 있어요.
셋, 나갈 때 데이터를 가져올 수 있나요. 계약 전에 묻는 회사가 의외로 적습니다. 몇 년 치 거래 이력이 쌓인 뒤에는 옮기기 어려워지니, 내보내기 형식을 미리 확인해 두세요.
세금계산서 발행까지 함께 자동화할 생각이라면 전자세금계산서 자동화 솔루션 비교도 같이 보시면 도구 조합을 정하기 쉽습니다.
💬 자주 묻는 질문
Q. 두 개를 같이 쓰는 회사도 있나요? 많습니다. 기장·신고는 쓰던 시스템에서, 청구와 독촉은 그걸 잘하는 도구에서 처리하는 조합이 실무에서 가장 흔합니다.
Q. 무료 체험은 얼마나 해 봐야 하나요? 최소 한 달입니다. 청구 주기가 한 달이라 그보다 짧으면 입금 대사와 리마인드가 실제로 어떻게 도는지 볼 수 없습니다.
Q. 거래처가 알림을 싫어하지 않을까요? 사람이 전화로 독촉하는 것보다 정해진 시점에 문자나 알림톡이 나가는 쪽이 관계에 덜 부담이라는 반응이 많습니다.
Q. 도입하면 미수가 얼마나 줄어드나요? 업종과 거래 구조에 따라 다릅니다. 다만 줄어드는 이유는 늘 같아요. 사람의 기억이 아니라 규칙이 독촉하기 때문입니다.
출처
요금제와 기능은 계약 조건에 따라 달라질 수 있습니다. 도입 전에 각 사에 직접 확인하세요.
